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Projekte steuern

Projektarbeit ist die moderne Form auch komplexeste Strukturen erfolgreich abzuwickeln.


Softwareunterstützte Anlage eines Projektes

Ein Projekt mit seinen Aufgaben oder Leistungen anlegen:
  • Projekt neu anlegen oder bestehendes kopieren
  • Verantwortlichkeiten festlegen
  • Aufgaben oder Leistungen hinzufügen
    • Aufgabenbeschreibungen anhängen
  • Aufgaben strukturieren, abschätzen und verteilen
  • Projektfortschritt monitoren bis auf Aufgabenebene

Der Balkenplan als ideales Hilfsmittel zur Übersicht:

  • zeitliche Übersicht des gesamten Projekts
  • zeitliche Reihenfolge der Aufgaben festlegen
    • inkl. Abhängigkeiten und Lieferterminen
  • Ressourcen auf Aufgaben verteilen - wer macht was
  • zeitliche Verschiebungen aller Bestandteile, inkl. Ressourcen
  • am Bildschirm zur Bearbeitung, als Ausdruck zur Archivierung


Der Balkenplan als wichtiges Hilfsmittel zum Projekt


Darstellung aller Projekte des angemeldeten Users

Templates als wiederkehrende Vorlage für neue Projekte

  • Projektvorlagen machen das Leben einfacher
  • erarbeitetes Wissen ablegen und mehrfach nutzen
  • strukturiertes Wissen ablegen und wieder verwenden
  • jeder User sieht seine Projekte
  • anderen Usern eigene Projekte freigeben
  • Projekte in Projektgruppen zusammenfassen & auswerten

"Easy Entry" zum Einstieg - "High Level" für Poweruser

  • Projekte mit Informationen versehen
    • Dokumente, E-Mails, SMS & Chatfunktionen
  • Projekte zu Angeboten Rechnungen umwandeln
  • Projekte auswerten nach Zeiten, Aufwand und Dokumenten
  • echtes Multiprojektmanagement in Bezug auf:
    • Ressourcen, Kosten, Zeiten
    • Fortschrittskontrolle und Fertigstellung


Für Power-User die "High Level-Projektbearbeitung"

Kommunikation in Projekten

Kommunikation ist das A & O von Zusammenarbeit im Team.
Daher ist eine strukturierte Zuordnung aller Informationen ein wichtiger Baustein moderner Projektarbeit!


Projektsteuerung und E-Mails gehören zusammen

Automatisierte Zuordnung von E-Mails zu Vorgängen notwendig bei:

  • E-Mail aus Aufgabe oder Projekt heraus verschicken
  • Antwort des Empfängers auf diese E-Mail
  • alle E-Mails zu einer Aufgabe vorfinden
  • Aufgaben verschieben, alle E-Mails wandern mit
  • E-Mails werden mit gesichert
  • alle E-Mails stehen auch mobil zur Verfügung
  • Outlook und andere Tools sind einsetzbar

Information zum Stand des Projektfortschritts per Frühwarnsystem:

  • Meilensteine für das Monitoring
  • Abgabetermine für die Zuverlässigkeit
  • Kostenüberschreitungen für kaufmännische Betrachtungen
  • vom Anwender zu definieren
    • für sich und andere Kollegen
    • Infos per E-Mail, SMS, Chat oder Feed-System
  • automatische Prüfung durch das System


Frühwarnsystem als Baustein fürs Monitoring


Interner Chat für schnelle einfache Kommunikation im Team

Kurzer knapper Info-Austausch per integriertem Chat:

  • für kurze Info-Wege im Team
  • eine Info für viele Empfänger
    • an ganze Abteilungen verschicken
  • automatisches Klingeln beim Empfänger
  • per Chat zur Videokonferenz einladen
  • überall einetzbar - auf PC und Smartphone
  • alle Chats werden zum Projekt mit abgelegt

Automatisierte Information an Projektbeteiligte 

  • bei Veränderungen im Projekt
    • bei Terminänderungen
    • bei Verschiebungen
    • bei Neuanlage von Projekten
    • bei Überarbeitung von Aufgabenbeschreibungen
    • bei Archivierungsvorgängen
  • Infos erhält der User sofort, spätestens beim nächsten "login"


Feed als automatisiertes Feedback in Projekten

Videoconferencing

Für den Austausch im Team mit Bild & Ton steht ein internes Videokonferenz-Modul zur Verfügung.


Das Videokonferenz-Tool im Video - so einfach geht´s

Das digitale Videowerkzeug für zentrale Meetings mit Kollegen oder Projektbeteiligten:

  • für eine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht
  • inkl. Bildschirmübertragung
  • ohne Installation - einfach per Browser
  • aus dem System heraus startbar
  • Bestandteil des PM-Tools
  • einfach zu bedienen
  • Videokonferenz via Chat einladen und starten

Videokonferenz via Chat einladen und starten

  • Kollegen per Knopfdruck einladen
    • User aus Liste auswählen (grün = anwesend)
    • klicken auf "Videochat Einladung schicken"
    • alle markierten Personen werden informiert und erhalten einen spezifischen Konferenzraum
  • gesicherten Zugang für Videokonferenz einstellen 
    • jeden Zuhörer einzeln herein bitten
  • ggf.  sogar Passwort festlegen (bei Bedarf)


Einladungslink an Teilnehmer automatisiert schicken