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Termine und Kalender

  • Wochenkalender - einzeln & Kollegen
  • Jahreskalender - einzeln & Kollegen
  • Urlaubskalender - einzeln & abteilungsorientiert
  • Handy Kalender - einzeln (Woche & Jahr)
  • Mehr...
Button Demo
Zusammenarbeit ist nur mit optimaler Terminsteuerung aller Beteiligten möglich. PROJEKTA bietet hierzu folgende Kalender, die speziell auf Anforderungen der Anwender ausgelegt sind, an:
  • Wochenkalender: eigene Termine und die von Kollegen
  • Jahreskalender: Ganzjahresübersicht mit Terminen und Auslastungen
  • Denk an Mich Kalender: spezieller Kalender zur Erinnerung an wiederkehrende Ereignisse
  • Mobiler Kalender: Monats- & Jahreskalender mit optimierter Ansicht für Smartphones
  • Urlaubskalender: Darstellung des Urlaubs je Mitarbeiter und für ganze Abteilungen
  • Eventkalender: Anzeige von internen / externen Events in der Jahresübersicht, unternehmensweit
Bei allen Kalendertypen steht eines im Vordergrund - die Zusammenarbeit. Einmal einen Termin eingetragen steht dieser zentral zur Verfügung. Keine Synchronisation, kein erneutes Eingeben - ganz einfach und zentral.
Dass jeder Kalendertyp per Berechtigung zu- oder abgeschaltet werden kann, dient einer individuellen Einstellbarkeit und Sicherheitsforderungen.

Kundenmanagement (CRM)

  • Adressen & Ansprechpartner anlegen, ändern, verwalten
  • vom Büro oder unterwegs auf PC, Tablet & Smartphone nutzen
  • E-Mails, Serien-E-Mails, SMS & chatten
  • Kundenkontakte aufzeichnen & jederzeit abrufen
  • Mehr...
Button Demo
Der Kunde steht grundsätzlich im Mittelpunkt, denn nur zufriedene Kunden bleiben langfristig treu. Aber wie schafft man zufriedene Kunden? Ein Lösungsansatz hierfür ist Informationen zum Kunden zentral ablegen und abrufen.

Um Kundenkontakte überschaubar zu gestalten, ist im Internetzeitalter ein softwaregestütztes CRM ("customer relationship management" oder "Kundenbindungssystem") unerlässlich. Hierzu werden zur Adresse / Ansprechpartner (AP) sämtliche Informationen (z.B. Dokumente, E-Mails, SMS oder Chat-Informationen) abgelegt. Das Ziel hierbei ist,  einfach und von überall abgelegte Informationen je Kunde / Ansprechpartner einsehen zu können.
Zusätzlich können einzelne AP einfach klassifiziert werden, um jedem AP die für den Erfolg wichtigen Eigenschaften zuzuordnen, wie beispielsweise:

  • Kunde oder Lieferant
  • Produkt: gekauft oder nicht gekauft
  • Status: Akquise oder Interessent
  • Newsletter erhalten oder nicht erhalten u.v.m.

Diese Auswahlkriterien werden unternehmensweit festgelegt und ermöglichen die richtige Einordnung von APs für weitere Aktivitäten.

Projekte steuern

  • Projektstruktur mit Haupt-, Unterprojekten & Leistungen
  • Dokumenten, E-Mails, SMS & Chat-Informationen
  • Multiprojektmanagement mit Ressourcen- & Kostensteuerung
  • Netz- und Balkenpläne
  • Mehr...
Projektarbeit ist die moderne Form der Teamarbeit - speziell bei immer komplexer werdenden Strukturen.  Das Aufteilen der Abläufe in Bestandteile für Übersichtlichkeit und Bearbeitung und doch jederzeit den gesamten Überblick über Fortschritte und Kosten zu haben, das ist moderne Projektarbeit. Hierbei unterstützt PROJEKTA die Verantwortlichen bei der Tagesarbeit mit diversen Funktionalitäten.
Echtes Multiprojektmanagement in Bezug auf Ressourcen, Kosten, Zeiten, Fortschrittskontrolle u.v.m. ist mit PROJEKTA uneingeschränkt gegeben. Das verschafft Transparenz in Bezug auf ressourcenschonende Personaleinsatzplanung (PEP) - insbesondere projektübergreifend. Hierdurch wird eine angemessene unternehmensweite Kapazitätsauslastung aller Ressourcen sichergestellt.

Projektvorlagen - sogenannte Templates - vereinfachen die Arbeit mit wiederkehrenden Abläufen. Einmal erarbeitetes  Wissen (Erfahrungen) ist ein wichtiger Wissensfundus einer Organisation, sofern dieses Wissen festgehalten und jederzeit wieder abgerufen werden kann. Einen solchen Schatz im Unternehmen zu halten und für künftige Aufträge wieder zu verwenden, das ist moderne Projektarbeit und hilft besonders bei zunehmender Personalknappheit oder -wechsel.
Obendrein vereinfacht dieses Vorgehen die Arbeit, spart Zeit, spart Kosten und steigert den Erfolg bei der Abwicklung.

Die Rechnung, bitte!

  • Rechnungen generieren - ganz einfach
  • Teilrechnungen - nach Datum - in Prozent
  • Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltung
  • Eigenes Rechnungslayout einbinden
  • Mehr...
Das Projekt wurde bereits in Teilschritten abgewickelt. Jetzt aber schnell die Rechnung schreiben.... Doch jetzt geht sie los, die Sucherei:
  • Stundenzettel suchen - wer hat was geleistet
  • Leistungen mit Verrechnungssätzen bewerten und abrechnen
  • Tätigkeitsnachweis schreiben & als Anlage zur Rechnung packen.
Das gehört mit PROJEKTA der Vergangenheit an.
Einfach per Mausklick die Rechnung aufrufen und schon stehen ALLE notwendigen Daten zur Verfügung. Erfasste Projektdaten - angefangen bei beauftragten Gegenständen, über erfasste Aufwände in Stunden bis hin zur Gegenüberstellung von angebotenen Preisen und abzurechnenden Preisen. Das alles steht auf Knopfdruck zur Verfügung und kann in einer Rechnung zusammengestellt werden.
Natürlich kann jeder vorgeschlagene Preis individuell - absolut oder prozentual - geändert werden - das ist Arbeitsvereinfachung.

Klick, Klick: Angebot

  • Angebote auf Basis von Projekten generieren
  • Preise und Kosten gegenüberstellen
  • Gemeinkosten einbeziehen
  • Individuelles Layout
  • Mehr...
Button Demo

Angebote kalkulieren - einfach Projekt auswählen, Preis kalkulieren und Angebot ablegen, das ist moderne Angebotsbearbeitung.
Ein Verantwortlicher erstellt ein Projekt und übergibt dies dem Vertrieb zur Preiskalkulation. Jede Überarbeitung des Angebots wird automatisch versioniert, um jede Veränderung nachvollziehbar festzuhalten. Dabei werden Positionen anhand von Aufwänden (Zeiten) oder Sachkosten (Stückzahlen) bepreist, aufaddiert und können individuell bearbeitet werden. Auch Stundenverrechnungssätze, z.B. für Kunden oder von Fachkräften, fließen bei Bedarf in die Preisfindung mit ein.
Jede Veränderung kann vom Anwender als PDF-Datei zusätzlich abgelegt werden. Hierfür stehen folgende Varianten an Angeboten zur Auswahl:

  • Angebot mit Mengen, Einzelpreisen, Gruppenpreisen & Gesamtpreis
  • wie oben - aber ohne Mengenangaben
  • wie oben - aber ohne Mengenangaben & ohne Einzelpreise

Das Layout der Ausdrucke wird individuell auf ihr CI (Coporate Identity) angepasst, denn das Angebot ist Ihre Visitenkarte.
Wird das Angebot zum Auftrag, wird per einfachem Mausklick eine Auftragsbestätigung erstellt. Dabei werden alle Bestandteile (Zahlen & Texte) des Auftrags zur Auftragsabwicklung zur Verfügung gestellt. Damit ist sichergestellt, dass der Auftrag vollständig und qualitativ hochwertig zur Abwicklung bereit steht.

Aufgaben & Zeiterfassung

  • ToDo-Lsten inkl. Statusrückmeldung
  • Arbeitszeit- & Sachkostenerfassung
  • Wiedervorlage mit Restzeitangabe
  • Dokumentation der Arbeitsleistungen
  • Mehr...
Zur strukturierten Arbeitsbewältigung stehen unterschiedliche Formen von Zeiterfassungen - je nach Bedarf - zur Verfügung. 
  • Zeiterfassung nach Prioritäten
  • Zeiterfassung nach Datum
  • Zeiterfassung mit Eingabe von Dauern
  • Zeiterfassung mit Fortschrittsangabe
  • Zeiterfassung mit Anzeige der Ist-Zeiten
  • Zeiterfassung mobil - für unterwegs

Zur Erfassung von Zeiten steht jedem Mitarbeiter seine persönliche ToDo-Liste inklusive aller anstehender Termine zur Verfügung. Falls auch Zeiterfassungen ungeplant erfolgen sollen, stehen spezielle Wochenerfassungen zur Verfügung.
Für alle Zeiterfassungen gilt:

  • dem Anwender stehen sämtliche Beschreibungen (Dokumente, E-Mails usw.) zur Verfügung
  • durch Erfassung von Bearbeitungszeiten werden dazu erstellte Dokumentationen automatisch allen Berechtigten zur Verfügung gestellt
  • erfasste Zeiten führen zu Kosten und automatischen Vorschlagswerten für die Rechnungsstellung
  • Prozesszeiterfassung - auf einzelne Prozesse verteilt
  • Sachkostenerfassung für die Berechnung externer Kosten
  • Statusrückmeldungen an die Projektleitung & Wiedervorlage mit Restzeitangabe zur effektiven Zielerreichung
  • Dokumentation zur Wissensablage und Nachvollziehbarkeit

Management-Reporting

  • Auswertungen zu: Budget | Kosten | Ergebnisse
  • Transparenz über: Prozesse | Projekte
  • Informationen zu: Ressourcen | Skills
  • Festhalten von : Strukturen | Wissen
  • Mehr...
Button Demo
Moderne Unternehmensführung bedarf zunehmend schnellen Entscheidungsfindungen. Dazu ist es unabdingbar, Informationen immer und überall im Zugriff zu haben. Deshalb müssen in modernen Organisationen Informationen zunehmend in digitaler Form vorliegen und per Internet abrufbar sein. Nur mit solchen Voraussetzungen besteht die Möglichkeit, den Anforderungen des Alltags gerecht zu werden.
Um auch komplexeste Aufgaben eines Unternehmens abbilden zu können, hilft das Arbeiten in Projekten. Nur Projektarbeit zerlegt und beschreibt aufeinander aufbauende Prozesse, die häufig von unterschiedlichen Teams abgewickelt werden. Gerade eine solche Form der Aufgabenverteilung macht effektive Arbeit erst möglich. Darüber hinaus schafft dieses Vorgehen die Möglichkeit, Vorgänge zu überwachen, um bei Bedarf einzugreifen. Eine strukturierte Ablage von Informationen wie beispielsweise:
  • Beschreibungen in Form von Texten, Fotos oder Plänen
  • Nachweisbarkeit von E-Mails, SMS oder Chatinhalten während der Vorgangsabwicklung
  • Festhalten von Budgets und Vergleich mit realen Kosten
schafft Möglichkeiten für effektives Zusammenwirken aller Teams.
Immer wieder stellen sich gerade bei komplexen Abläufen einfache Fragen wie z. B.:
  • Wer leitet das Projekt?
  • Welche Personen / Ressourcen wirken mit?
  • Wie ist der aktuelle Stand der Bearbeitung?
  • Sind wir noch im Rahmen unseres Budgets?

Diese und viele weitere Informationen - speziell wenn viele Projekte parallel laufen (Multiprojektmanagement)lassen sich mit einem echten Online-Reporting auf Mausklick abrufen - wo und wann auch immer.