FAQs - Sie stellen Fragen, wir geben Antworten

Aus Sicherheitsgründen wird der Account mit der Rolle "nicht änderbar: Account Eröffner" angelegt. Die Rolle "PROJEKTA Kundenadministrator" hat weitaus mehr Rechte und dient mehr einem typischen Administrator in Richtung Projektleitung. 
Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Benutzerverwaltung öffnen - in der Navigation unter dem Reiter Verwaltung

• • • Namen anwählen in der Tabelle
    • Button "bearbeiten" klicken - oben in der Toolbar-Leiste
    • "Zugriffs-Rolle" anklicken - "Kundenadministrator" auswählen, speichern klicken

Um Weitere Kollegen zu integrieren gehen Sie bitte wie folgt vor:

Benutzerverwaltung öffnen - links in der Navigation unter dem Reiter Verwaltung

• • • Button "neuen Benutzer erstellen" klicken - oben in der Toolbar-Leiste
    • E-Mail-Adresse des Kollegen als Empfänger eintragen - in dem neu geöffneten Fenster.
      Name und Vorname sind optional.

Ihr Kollege erhält eine E-Mail mit dem Betreff "Ihre Login-Daten als Zusatzuser für Projekta". Die darin enthaltenen Schritte zur Registrierung soll dieser bitte, für die Aufnahme ins System, durchführen.
Hier finden Sie weitere Informationen zu der Benutzerverwaltung.

Sofern Sie bereits Kollegen im System angemeldet haben, ändern Sie deren Rollen wie folgt:

Benutzerverwaltung öffnen - links in der Navigation unter dem Reiter Verwaltung

• • • Namen des Kollegen anklicken - in der Tabelle unten
    • Button "bearbeiten" klicken - oben in der Toolbar-Leiste
    • "Zugriffs-Rolle" anklicken - gewünschte Rolle auswählen, speichern klicken

Aus Datenschutzgründen erhält jeder neue Benutzer standardmäßig die Rolle "nicht änderbar: Login-Rolle". Damit ist der neue Benutzer auf die notwendigsten Rechte beschränkt. Der Benutzer erhält durch den Wechsel auf eine andere Rolle Zugriff auf die jeweils in der Rolle festgelegten Funktionen.
Beispiele für Rollen: "Kompetenz-Teammitglied" oder "Projektleiter m. Angeboten und Rechnungen"

Das Ändern der Rolle hat auch den Effekt, dass Sie einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, jederzeit sämtliche Rechte entziehen können. Dafür stellen Sie die Rolle des Mitarbeiters einfach auf "nicht änderbar: keine Rechte, ausgeschieden".

Einfacher Zugang zum Account! Dazu dient die sogenannte "Kurz-URL". Diese wird Ihnen per E-Mail zugeschickt und hat folgendes Format:

• • pra.bbl.de - bitte ohne "www." oder ohne "https://" eintippen
    wobei "pra" normalerweise durch die ersten drei Zeichen ihrer Organisation ausgetauscht werden.

Dieses Kürzel ist extra so einfach gehalten, um es sich gut merken zu können. Nach Eintippen der "Kurz-URL" in den Browser werden sie zu Ihrem System mit der Login-Seite geleitet. Hier gehen Sie wie folgt vor:

• • Benutzername eingeben - zu Beginn Ihre E-Mail-Adresse
    • Hinweis: kann jederzeit in den Benutzeroptionen in ein Kürzel ihrer Wahl verändert werden, ist dann noch einfacher!
  • Passwort eintippen - und los geht´s
    • Hinweis: sollten Sie ihr Passwort nicht parat haben - kein Problem, einfach "Passwort vergessen?" anklicken

Die folgenden Schritte zeigen, wie einfach ein erstes Projekt angelegt wird:

1. 1. Projekte öffnen - links in der Navigation unter dem Reiter Easy Entry
      • Projekt neu hinzufügen klicken - oben in der Toolbar-Leiste
      • Pflichtfelder mindestens ausfüllen - rote Schrift für "Projekttitel" und "Projektuntertitel" sowie "Projektleiter" und "Stellvertreter"
        Diese Felder sind für die Beschreibung und die Verantwortlichkeiten des Projektes notwendig. Einen "Stellvertreter" benötigt jedes Projekt spätestens in der Urlaubsphase. 

Tiefergehende Informationen hierzu finden Sie in der passenden Online Hilfe und unter den Funktionen von PROJEKTA.

Um Aufgaben und Termine innerhalb eines Projektes zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. 1. Projekt auswählen - in der Liste markieren
   2. Button Leistung hinzufügen klicken - oben in der Toolbar
      • Pflichtfelder ausfüllen - rote Schrift, wie oben.
        Der "Leistungstitel" ist der Name der Aufgabe. Die "Dauer in Stunden" beziffert die geschätzte Dauer für diese Aufgabe. Speichern und fertig. Diesen Vorgang sooft wiederholen, wie Aufgaben in dieses Projekt gehören. Eine spätere Ergänzung ist jederzeit möglich.

Tiefergehende Informationen hierzu finden Sie in der passenden Online Hilfe und unter den Funktionen von PROJEKTA.

Um die Aufgaben zeitlich zu planen bzw. auf Mitarbeiter zu verteilen, verfahren Sie wie folgt:

1. 1. Aufgabe auswählen - in der Liste markieren
   2. Ressourcen klicken - oben in der Toolbar
      • Aufgabe oder Termin auswählen, je nach dem - Mitarbeiternamen (Ressource) auswählen per Klick auf die Box - speichern, fertig 

Tiefergehende Informationen hierzu finden Sie in der passenden Online Hilfe und unter den Funktionen von PROJEKTA.

Ihnen stehen unsere Update- und Upgradeinformationen zur Verfügung. Dort sind alle hinzugefügten Neuerungen in PROJEKTA aufgelistet. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Version XXX anklicken - links in der Navigation unterhalb aller aufklappbaren Reiter

• • • ">Hier<" anklicken - unter dem BBL-Logo, um die Informationen anzuschauen

In dem neuen Tab sind alle Neuerungen der letzten Updates bis heute erkennbar. Vorgängerversionen sind ganz unten auf der Seite einsehbar.

Bei speziellen Fragen, die direkt ein bestimmtes Modul in PROJEKTA betreffen, sollten Sie bitte die "Online-Hilfe" nutzen. Zu jedem Modul und jeder Funktionalität in PROJEKTA finden Sie in der "Online-Hilfe" die passenden Informationen. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Modul öffnen- in dem Sie Hilfe benötigen und eine Frage haben

• • • Blaues Fragezeichen anklicken - in der Toolbar-Leiste ganz rechts, die letzte Funktion mit dem Titel "Hilfe"
    • Zugehörige Hilfe - öffnet sich in einem neuen Tab. Alle Anwendungsmöglichkeiten sind zu dem entsprechenden Modul dort aufgelistet und erklärt.

Sie können den Cache für PROJEKTA in den folgenden Browsern löschen:

• • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Microsoft Edge
    PROJEKTA unterstützt aufgrund der modernen Browsertechnologie erst ab Microsoft Edge.
  • Apple Safari

Kicken Sie auf den jeweiligen Link, um zu Ihrem Browser zu gelangen.

Wir nutzen in PROJEKTA Persistente Cookies. Diese werden nach einer vorgegebenen Dauer automatisiert gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann.

Sie können diese Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Klicken Sie dafür einfach auf den jeweiligen Link, um zu Ihrem Browser zu gelangen. Gehen Sie wie beim Löschen des Caches vor. Sie wählen aber anstelle der zu löschenden Cache-Daten die Cookie-Daten des Browsers aus.

• • Google Chrome
  • Mozialla Firefox
  • Microsoft Edge
  • Apple Safari

Um sich für PROJEKTA zu registrieren gehen Sie wie folgt vor:

Auf den folgenden Link klicken - und die dort genannten Schritte ausführen

• • Unter anmeldung.bbl.de

Nein, die Software kann wahlweise

• auf Rechnung oder
• per Lastschriftverfahren bestellt werden

Hier kommen Sie zur Registrierung

• • Der Abrechnungsmonat beginnt mit dem Tag der Anmeldung
  • Die Berechnung gilt immer für 1 Monat - egal an welchem Tag Sie sich anmelden

Beispiel: Anmeldung am 17.5.2018 >> Berechnung vom 17.5.2018 - 16.6.2018 usw.

Die Kündigung kann ganz unkompliziert schriftlich auf dem Postweg an die BBL-Software geschickt werden.
Unsere Anschrift finden Sie unter Kontakt.

Die Rechenzentren stehen ausschließlich in Deutschland und unterliegen deutschem Datenschutzrecht.

Ja, die ENTERPRISE-Edition kann auch auf Servern vor Ort installiert werden. Dafür ist die Software zu kaufen.
Die Datenübernahme aus einem Cloud-Account in die ENTERPRISE-Edition ist möglich.

Ja, es stehen diverse Schnittstellen zur Verfügung, z.B.

• Adressimport aus MS Outlook
• Mozilla Thunderbird
• und weiteren Adressverwaltungen

Ja, nach der Registrierung eines Benutzers kann er als "externe Ressource" deklariert werden.
Externen Ressourcen kann der Zugriff auf nur die Projekte erteilt werden, an denen sie mitwirken.

Ja, in der Benutzerverwaltung kann jederzeit ein User gegen einen anderen ausgetauscht werden.

• Dazu einfach einen Benutzer deaktivieren (durch löschen) und dann den neuen Benutzer aus den Ressourcen auswählen und hinzufügen.
• Für die neue Lizenz ist ausschließlich die Zahl der aktiven Nutzer bedeutsam, die in der Benutzerverwaltung festgelegt werden.
• Dadurch erhalten Sie maximale Flexibilität, wie es in der Projektarbeit notwendig und sinnvoll ist.

Standardmäßig entspricht Ihr Benutzername der E-Mail Adresse, mit der Sie sich registriert haben.
Falls Sie ihn geändert haben, hilft Ihnen unser Kundenservice unter: kundenservice@bbl.de gerne weiter.

Der Account ist das Gesamtsystem. Im Account können sich viele Benutzer anmelden.
Der Accounteröffner (der 1.Benutzer im Account) ist der Kundenadministrator.
Der Kundenadministrator kann unendlich viele Benutzer in einem Account anlegen.

Nein, in PROJEKTA stehen Sachressourcen (Räume, KFZ, Beamer usw.) kostenfrei zur Verfügung.
Einfach so viele Sachressourcen wie nötig hinzufügen - völlig ohne Berechnung.

Ja, nach der Abmeldung vom System stellen wir Ihnen Ihre Daten in unterschiedlichen Datenformaten zur Verfügung.
Bitte kontaktieren Sie uns dazu rechtzeitig vor Beendigung des Vertrages.

Auf der Login-Seite können Sie mit einem Klick auf "Passwort vergessen" ein neues Passwort anfordern.

Nein, aus Sicherheitsgründen ist die Einsicht anderer Passwörter auch als Kundenadministrator nicht möglich.

Um Gmail-Nachrichten in PROJEKTA abrufen zu können, müssen Sie die Einstellungen Ihres Gmail-Kontos anpassen.
Die vorzunehmenden Schritte, sind auf dieser Seite erklärt.

Nein, es ist nicht möglich, einen Ansprechpartner direkt mehreren Adressen/ Unternehmen zuzuweisen.
Alternativ können Sie den Ansprechpartner bei den einzelnen Adressen mit den gleichen Kontaktdaten anlegen.

Über den Menüpunkt:

• "Angebote" -> "Bearbeiten" können Sie das erstellte Angebot löschen.
  • Das Projekt in der Projektliste bleibt bestehen, es wird nur aus und über das Angebotsmodul gelöscht.
  • Das blaue Fähnchen (steht für Angebot. Weitere Symbole sind hier erklärt.) wird bei dem Projekt wieder automatisch entfernt.

Im Erfassungsmodus gelangen Sie über den Button "Ist-Stunden" zu der Aufstellung der bereits erfassten Zeiten.

• Hier können Sie ein Häkchen bei der zu löschenden Zeit setzen und den Vorgang mit "Stornieren" bestätigen.
• Um eine erfasste Zeit zu stornieren/ löschen, benötigen Sie die Rechte "W021" und "W022".

Wenden Sie hierzu an Ihren Kundenadministrator.

• Um die Projektbearbeitung aufrufen zu können, benötigen Sie das Zugriffsrecht "Z101".
• Um mit Projektbearbeitung arbeiten zu können, benötigen Sie zusätzlich die Zugriffsrechte "W410", "W425" und "W422".

Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihren Kundenadministrator.

Über den Menüpunkt "Unterprojekt anlegen" können Sie beim ersten Mal die UP-Nr. frei vergeben.

• Haben Sie eine bestehende Struktur,können Sie durch "UP kopieren" die freie Nummer "produzieren".
• Dazu können Sie, falls die gewünschte Nummer nicht frei ist, die Leistung auf die UP Nr. 99 kopieren und anschließend strukturiert die Nummernvergabe starten.

• Um einen Termin zu erstellen benötigen Sie das Recht "W150" für die Ressourcenzuordnung.
• Wenn Sie zusätzlich noch alle beliebigen Ressourcen zuordnen wollen, müssen bei Ihnen das Recht "W200" aktiv und die Rechte "W205" und "W210" inaktiv sei

Wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenadministrator.

Der Button wird nicht angezeigt, wenn die Ansprechpartnerwolke leer ist, also keine Empfänger ausgewählt wurden.
Eine E-Mail ohne Empfänger kann aus präventiven Gründen nicht versendet werden.

Beim Kopieren von Templates werden neue Projekte immer leer übernommen, damit keine alten und nicht mehr gültigen Stundensatzgruppen automatisch kopiert werden.

Ja, die Projektverantwortlichen können über die Projektebene die Stundensatzgruppen ändern, jedoch nur für die Zukunft, nicht rückwirkend.

Um ein Dokument und damit eine Textstelle sperren zu können, benötigen Sie das Zugriffsrecht NA011.
Sollten Sie nicht über dieses Recht verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenadministrator.

Für die Urlaubsplanung allgemein benötigen Sie das Recht "I1704". Die Zeiten können Sie dann über "Easy Entry" in der "Urlaubsplanung" einsehen bzw. editieren, wenn Sie das Recht "I1702" für die Urlaubsverwaltung haben.

Sollten Ihnen diese Rechte fehlen, wenden Sie sich an Ihren Kundenadministrator.

Klicken Sie hierfür auf den Button "Kollegen wählen".

• Wählen Sie dort die entsprechenden Kollegen/ Abteilungen aus.
• Sehen Sie dies nicht, fehlt Ihnen das Recht "W030 | W031".

Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Kundenadministrator.

Ja, wenn Sie regelmäßig kleinere Datenmengen importieren möchten, nutzen Sie dafür bitte die "vCard importieren Funktion". Diese finden Sie unter

1. Kontaktmanagement
2. "vCard importieren"

Hier sind alle Systeme aufgelistet, aus denen Sie Daten importieren können.

Falls Ihr gewünschtes Format nicht dabei ist oder Sie eine große Menge an Daten auf einmal importieren möchten, kontaktieren Sie uns bitte.

Gegen eine Aufwandszahlung importieren wir alle Ihre Daten auf einen Schlag. Zudem können wir ein neues System zum importieren aufnehmen und umsetzen.

Über den Menüpunkt in der Navigation:

• "Verwaltung" -> "Benutzeroptionen", wählen Sie bitte den Punkt "PROJEKTA Grundeinstellungen für Ihren Account" 
  • Hier finden Sie die Option "Sound als Hinweis für IMS, Feed & Termin usw."
  • Schalten Sie diese Option auf "Ton ausschalten" und speichern Sie Ihre Einstellungen
  • Jetzt melden Sie sich einfach nochmal neu an und der Benachrichtigungston erscheint nicht mehr
• Siehe auch:
  

Durch Zurücksetzen der folgenden Einstellung im Chrome-Browser kann der E-Mail-Client von PROJEKTA auch für "mailto:-Adressen" im Browser aktiviert werden:

•  

 

Einfach den Eintrag unten löschen (unten im roten Kreis) und bei der nächsten Nutzung des E-Mail-Clients fragt der Browser nach der Einstellung.

Dazu erscheint in der URL-Zeile ein schwarzer Punkt, der die Einstellung entsprechend vornimmt