In PROJEKTA werden Benutzer durch Zugriffsrechte mit notwendigen Informationen und Funktionen ausgestattet, die für erfolgreiche Projektarbeit nötig sind.
So können beispielsweise unternehmenskritische Daten nur für die Geschäftsleitung sichtbar gemacht werden, während sie für andere Projektbeteiligte geblockt sind.

Mit einzelnen Zugriffsrechten lässt sich genau steuern, welches Modul bzw. Funktion ein Benutzer einsehen und verwenden kann. Dazu lassen sich Rollen definieren, mit denen beispielsweise alle Vertriebsmitarbeiter gleiche Zugriffsrechte erhalten.
Grundsätzlich gilt in PROJEKTA, dass Zugriffe auf einzelne Elemente erteilt werden. Ohne eine solche Berechtigung besteht kein Zugriff. Das gilt für Projekte, Kontakte, E-Mails usw

Jedes Projekt steht grundsätzlich dem Verwantwortlichen (PL=Projektleiter) und dem Stellvertreter (Stellv PL) zur Verfügung. Sollen weitere Anwender Zugriff erhalten, können entsprechende Berechtigungen erteilt werden. Zur Auswahl stehen dabei:

• Zugriff auf ein Hauptprojekt (mit allen Unterordnungen)
• Zugriff auf einzelnes Unterprojekt (mit allen seinen Unterordnungen)

Dabei werden immer alle zugehörenden Elemente, wie E-Mails, Dokumente, Pläne usw., die innerhalb des Projektes abgelegt sind, automatisch mit frei geschaltet.