Unterschiedliche Modelle für diverse Anforderungen an Kapa-Planung

Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle einfach abbilden

• Pro Kalenderjahr jeweils eine Arbeitszeitgruppe für
  • normale Arbeitszeiten
  • Führungspositionen
  • Teilzeitmodelle uvm.
• Beliebig viele Arbeitszeitmodelle anlegen, für jede Form von Arbeitszeit
• Jeder Mitarbeiter bzw. jede Ressource bekommt genau ein Arbeitszeitmodell zugewiesen
• Jedes Arbeitszeitmodell wird
  • einmal erstellt und jedes Jahr angepasst
  • wird einem oder vielen Mitarbeitern oder Ressourcen zugeordnet
• Für exakte Kapazitätsplanung und Auslastung 

Arbeitsaufgaben zuteilen anhand von Auslastungsgraden je Mitarbeiter

Verteilung von Tätigkeiten auf Teams:

Das Ziel: Projektleiter können besser planen und die Qualität der Arbeit steigt

• Effiziente Kapazitätsplanung ist wichtig für dauerhaft hohe Qualität
• Nur bei klarer Auslastung werden Aufgaben fair verteilt
• Durch Auswahl einer Ressource werden folgende Kriterien automatisch mit ausgewählt:
  • eine Kostenstelle
  • ein passendes Arbeitszeitmodell
  • eine Funktion inkl. Stundensatz 
• Arbeitszeitmodelle können sich im Zeitverlauf ändern:
  • Teilzeit mit 50 % Arbeitszeit im Jahr 2024
  • ab 01.01.2025: 75 % Arbeitszeit an 4 Tagen pro Woche
  • ab 01.03.2026: 85 % Arbeitszeit an 5 Tagen pro Woche
• Gesetzliche Feiertage werden berücksichtigt
  

   

Arbeitszeitmodelle wirken sich aus auf aufgabenorientierte Wochenerfassung

Arbeitszeiterfassung mit Notiz & Anhängen:

• Arbeitszeiten pro Wochentag auf unterschiedliche Aufgaben in Projekten verteilen
• Wissen in Form von Notizen und Anhängen dazu mit ablegen
  • Zu jeder Erfassung Notizen ergänzen
• Automatische Berechnung von Tages- und Wochensummen
• Beachtung der persönlichen Arbeitszeitmodelle
• Wochenweises erfassen pro Tag
• Inkl. Berechnung anhand von hinterlegten Stundensätzen pro User

Arbeitszeiten erfassen ganz einfach: nur Start oder Stopp drücken

Arbeitszeit erfassen inkl. eigener Istauslastung:

• Mit elektronischer Arbeitszeiterfassung einfach Zeiten von überall erfassen
  • Anmeldung mit Namen und Passwort
  • Maske „Arbeitszeiterfassung“ öffnet sich automatisch
  • auf PC und oder Smartphone
  • Mit einem Klick auf „Zeitmessung starten“ beginnt die Zeit zu laufen
• Pausen oder Unterbrechungen sind jederzeit möglich
• User muss „Zeitmessung beenden“ - dann folgt die Speicherung 
• Wie viele Zeiterfassungen pro Tag gemacht werden, entscheidet der User

Die persönliche ToDo-Liste zeigt, was zu tun ist

Persönliche ToDo-Liste zeigt, was zu tun ist:

• Jede Person hat ihre eigene, persönliche To-Do-Liste
• Die Liste kann überall und jederzeit genutzt werden
• Zeiten können direkt bei einzelnen Aufgaben oder Terminen eingetragen werden
• Sie ist immer auf dem neuesten Stand
• Rückmeldungen vom Büro per PC oder unterwegs auf dem Smartphone
• Mit angehängten Aufgabenbeschreibung, E-Mails, Plänen...

ToDo´s mit Zusatzinfos zu: Projekten und zur Aufgabe

Übersichtliche Darstellung aller Aufgaben:

• Aufgaben und Termine je Tag oder für Zeiträume wählbar
• Ansicht pro Tag möglich
• Sortierung nach Datum (aufsteigend oder absteigend)
• Filter nach Status der Aufgabe
• Sortierung nach Leistungstitel oder Projektnummer
• Zusatzinformationen zu:
  • Projekten / Unterprojekten / Leistungen
  • mit Projektleitern
  • E-Mails, Aufgabenbeschreibungen, Notizen 

Aufgabenbeschreibung mit Anhängen versehen

Arbeitsergebnisse vollständig festhalten:

• Zu jeder Aufgabe wichtige Zusatzinfos, wie:
  • Pläne, Zeichnungen, Arbeitsanweisungen oder Checklisten
• Notizen - eigene oder von Kollegen
• Alle E-Mails zum Vorgang sind gesammelt – intern und extern
• Parallel zur Arbeitszeiterfassung Notizen und Anhänge ablegen - ohne extra Aufwand
• Status des Aufgabenfortschritt nach eigener Einschätzung angeben
  • Wichtiger Bestandteil für automatische Abläufe (Prozesssteuerung)
• Notizen sind gerichtsfest gespeichert

Wochenkalender auf Smartphone - Android & IoS

Aufgaben & Termine auch mobil bearbeiten:

• Termine & Aufgaben werden auf Smartphone gezeigt
• jeder seine persönlichen Aufgaben & Termine
• Fürs Büro und unterwegs auf PC & Smartphone
  • Wochenkalender: eigene und Kollegentermine
  • Jahreskalender: Termine und Auslastungsgrade in Jahresdarstellung
  • alle ToDo´s mit abgelegten Zusatzinfos abrufbar

Wochenerfassung nach Projekten / Leistungen aufgeteilt - inkl. Überstundenausweis 

Arbeitszeiten pro Tag auf Projekte verteilen:

• Zeiten einer Woche nachträglich erfassen
• vorherige Auswahl von Projekten / Aufgaben für die Zeiterfassung
• Angabe in Stunden und MInuten mit Berechnung der Stundensätze
• Sämtliche Infos zur Aufgabe / zum Projekt verfügbar für Eindeutigkeit
• Nach Abschluss der Erfassung Festschreibung der Arbeitszeiten
• Inkl. Überstundenauswertung und Überstundenberechnung

Sachkostenerfassung direkt im Projekt inkl. Status für Prozessabläufe

Direkte Sachkostenerfassung in Projekten:

• Sachkosten als Artikel in Projekten
• Sachkostenerfassung parallel auf Projekte per Aufwandserfassung
• Spezielle Erfassung von EK-Preisen bei Sachkosten-Leistungen
• Erfassung der Preise für das Rechnungsmodul
• Projektleiter können auch ohne Planung Zeit & Aufwand erfassen
• Kosten- & Budgeterfassung auf jeder Aufgabe möglich

Mobile Erfassung von Zeiten & Kosten - von überall aus

Mit Handy oder Tablet überall erfassen:

• Unterwegs alle notwendigen Aufgaben bearbeiten
• Persönliche Aufgaben überall zur Verfügung haben
• Projektzeiten mobil erfassen
   (inkl. Fortschritt, Dauer und Ist-Zeiten)
  
  • Aufgabenliste nach Priorität oder Datum
  • Reaktive Aufgabenliste
  • Sachkostenerfassung
  • CRM-Leistungserfassung
  • Finanzierungserfassung und vieles mehr
• Sämtliche Informationen verfügbar (inkl. E-Mails, Dokumente, Bilder)