Dokumentenmanagement

Persönliche Dokumente im Überblick behalten & bearbeiten

Persönliche Dokumente – als Teil des Projektmanagements

• Dokumente einfach aus Vorlagen heraus erstellen - für organisatorische Einheitlichkeit
• Ganze Dokumente oder einzelne Abschnitte versionieren 
• Username von Verfasser und letztem Bearbeiter werden hinterlegt
  • mit Erstellungs- & Änderungsdatum
  • gilt auch bei der Versionierung von Abschnitten
• Dokumente mit Bildern und internen Kommentaren, Fußnoten oder Fragen ergänzen
• Automatische Synopsengenerierung für bessere Vergleichbarkeit auf Abschnittsebene
• PDF-Erstellung auf Knopfdruck
• Übergabe der erarbeiteten Struktur aus dem Dokument in ein Projekt hinein
• Direkte Erstellung von Angeboten aus Dokumenten heraus
• Worddokumente zur Bearbeitung als Projekt einfach importieren
• Erstellte Dokumente jederzeit nach Word exportieren

Dokument gestalten und Überblick über Dokument behalten

Dokumente & Verträge professionell bearbeiten

• Dokumente individuell gestalten
  • Auswahl zuvor frei definierter Kopf- und Fußzeilen
  • Inhaltsverzeichnis anzeigen – für schnelle Navigation im Dokument
• Einzelne Abschnitte sperren, nicht weiter änderbar - für höhere Sicherheit
• Für Serienbriefe / Serienmailings direkter Zugriff auf Adressstamm
• Persönliches Dokument an festgelegte Beteiligte per E-Mail versenden
• E-Mails werden direkt beim Dokument gespeichert
• Hoch- und Querformat-Darstellung für einfachere Bearbeitung
• Jederzeitige Versionierung von Zwischenständen des Dokuments
• Ausgabe im HTML-Format

Einfach auf Vorlagen umschalten - für mehr unternehmensweite Struktur

Templates bzw. Vorlagen als Wissensmanagement und Organisationshilfen

• Wissen erarbeiten und als Vorlage für die Nachfolger festhalten
• Vorlagen per Mausklick zur Wiederverwendung auswählen
• Übernommene Vorlage individualisieren - wie Formulare
• Klare Trennung zwischen Vorlagen & individualisierten (Live-)Dokumenten
• Templates als Grundlage & Hilfestellung für neue Projekte heranziehen
• Vorlagen per Berechtigung einzelnen Usern "freischalten"
• Historie zeigt, wie oft diese Vorlage verwendet wurde

Dokumente an intern & extern Beteiligte per E-Mail senden

Dokument zur Abstimmung per E-Mail versenden

• Dokument an zuvor festgelegte Mitarbeiter zur Abstimmung versenden
  • Versand per E-Mail 
• Prüfung & Korrektur des Dokuments "online"
• Für interne Kollegen und/oder externe Kunden/Lieferanten
• Status des Dokuments ändert sich je nach Bearbeitungsstand
• Bearbeitungshistorie wird automatisch festgehalten:
  • Wer hat was wann gemacht
• Mit Rückmeldung an Absender, wenn erledigt

Vertragsprüfung & -freigabe für festgelegten Zeitraum

Vertragsmanagement - ein wichtiger Teil im Projektmanagement

• Verträge zwischen den Parteien abstimmen per Freigabeprozess
• Vertrag als Dokument erstellen
• Freigabeprozess per E-Mail starten, mit Festlegung von
  • Dauer zur Prüfung des Vertrags und Rückmeldung
  • Zugangssperre für andere auf den Vertrag
• Rückmeldung an Absender per Button
  • dabei Statusanpassung des Vertrags zur Abschlusskontrolle
  • Beginn der Einleitung zur Unterschrift
• Finaler Abschluss & Fixierung des Vertrags durch Hinterlegung der erstellten PDF
  • Finale Statusanpassung des Dokuments (Güner Status)
• Vertrag ist Final abgelegt und nicht weiter änderbar